QR-Rechnungen in BusPro-Kreditorenbuchhaltung verbuchen

Ab 30.06.2020 könnten Sie Rechnungen erhalten, die statt eines bekannten Einzahlungsscheines einen QR-Zahlteil enthalten. NUR diese Tatsache ist aktuell die wirklich zeitkritische Botschaft. Dies bedingt nämlich, dass Ihr Kreditorenprogramm in der Lage sein muss, die Angaben von dieser sogenannten QR-Rechnung aufzunehmen und diese Angaben weiter bis zur Zahlung zu führen.

Sie können sich vorstellen, dass es kaum der Fall sein wird, dass sämtliche Rechnungssteller ab 1. Juli nur noch QR-Rechnungen produzieren werden. Es wird ein fliessender Übergang über mehrere Jahre sein. Deshalb muss Ihr Kreditorenprogramm noch geraume Zeit gleichzeitig beide Methoden (ESR und QR) verarbeiten können.

Sie können das Softwaremodul, das Ihre Rechnungen produziert (meist ist das der Auftragsbearbeitungs-/Fakturierungsteil), dann gegen ein Update austauschen, wann Sie es für die betrieblich günstigste Zeit halten. Bis dahin produzieren Sie ohne Probleme weiterhin die gewohnten ESR-Rechnungen.

Dieser Zeithorizont bis zum Update des Softwaremoduls für die Rechnungserstellung sollte nicht länger als etwa zwei Jahre sein. Natürlich drängt die ganze Finanzindustrie zur schnellen Umsetzung und der Zahlungsverkehr ist wichtig – aber vermutlich nicht die unternehmenskritischste Tätigkeit in Ihrem Unternehmen. Deshalb: Lassen Sie sich nicht zu übereilten Handlungen drängen, sondern nehmen Sie sich die Zeit.

• Falls Sie die Codierzeile des bisherigen ESR maschinell eingelesen haben, brauchen Sie ein neues Lesegerät. Achten Sie dabei darauf, dass der neue Leser nebst dem QR-Code auch noch die ESR-Codierzeile einlesen kann. Es wird die orangen ESR-Einzahlungsscheine noch eine Weile geben, ein Enddatum dafür ist bisher nicht definiert!
• Haben Sie jedoch die Rechnungen bisher von Hand ins Kreditorenprogramm eingetragen, so wird dies auch weiterhin mit den QR-Rechnungen möglich sein. Denn der Inhalt des QR-Codes muss zwingend auch in Klarschrift aufgeführt sein, also für Personen lesbar. Somit ist auch weiterhin keine Hardware zwingend nötig für das Erfassen der Rechnungen. Wer sich die Handarbeit für das manuelle Erfassen gewohnt ist, wird feststellen, dass das Eingeben der neuen Rechnungen mit QR-Zahlteil nicht mehr Zeit braucht als mit den bisherigen ESR-Rechnungen. Mindestens stimmt diese Aussage für unser Business-Programm BusPro.

Wenn Sie eine Kreditorenbuchhaltung führen, ist jedoch das Update des Kreditorenprogrammes bis 30.06.2020 nötig, denn die Ausgabe der Zahlungsdatei (Ihr elektronischer Zahlungsauftrag an Ihre Bank) ändert.
Für das Update der BusPro Kreditorenbuchhaltung laden Sie bitte die aktuelle inst91.exe Datei auf buspro.ch/download herunter und lesen die Anleitung (PDF)

Das neue Kreditorenprogramm von BusPro unterstützt übrigens neu auch das automatische Einlesen via Leser direkt in der Kreditorenbuchhaltung (nicht mehr durch Makros).

Auch diese Variante ist möglich, führt aber ab 30. Juni zu Mehrarbeit für Ihre Buchhaltung: Sie können Rechnungen (QR oder ESR) von Kreditoren auch im bisherigen Kreditorenprogramm nach wie vor manuell erfassen, allerdings wird die Erstellung eines Zahlungsfiles an die Bank nicht mehr im korrekten Format möglich sein. Deshalb müsste der Zahlungsvorgang dort zusätzlich manuell ausgelöst werden – konkret: Sie müssen die Rechnung im Online-Banking nochmals erfassen und der Bank den Auftrag zur Zahlung geben.

Mittelfristig (in ca 2-3 Jahren) wird es vermutlich so sein, dass die ESR-Rechnungen ganz verschwunden sein werden und dieses System nicht mehr unterstützt wird. Spätestens dann muss mindestens der Programmteil zur Rechnungserstellung (Auftragsbearbeitung, BusPro Modul 6) ausgetauscht sein.