Auftragsbearbeitung: Offerte, Auftrag, Lieferung und Rechnung

Hier finden Sie einen summarischen Überblick über den Funktionsumfang des Auftrags-/Rechnungsmoduls. Wenn Sie über einzelne Funktionen ganz genaue Details wissen möchten, kontaktieren Sie uns bitte. Wir geben gerne Auskunft und freuen uns auf Ihre spezifischen Fragen.

• Natürlich steht in der Regel die manuelle Erfassung einer neuen Offerte oder eines Auftrags im Vordergrund. Deshalb wird Ihnen die blitzschnelle Erfassung über die Tastatur gefallen. Selbstverständlich ist auch die Bedienung per Maus vollumfänglich möglich.
• Sie können Aufträge auch über Strichcodegeräte einlesen. Normalerweise trifft man diese Erfassungsform im Kassenbereich oder bei der losgelösten Kommissionierung im Lager an. Auch weitere Anwendungen sind implementierbar.
• Drittens ist die automatische Erfassung von Aufträgen möglich. Hier gibt es sogar mehrere Möglichkeiten: Entweder über ein Makro, welches die Aufträge aufgrund festgelegter Kriterien völlig selbständig (bsp. periodisch wiederkehrend für Miete, Abos, Beiträge usw.) erfasst oder Sie benützen einfach die Kopierfunktion für Aufträge.
• Sie können Musteraufträge vordefinieren oder spezielle, schon einmal erfasste Aufträge als automatische Vorlage für neue Aufträge verwenden, auch kundenübergreifend.
• Falls Sie einzelne Kundenaufträge direkt bei Ihrem Lieferanten bestellen (Streckengeschäfte), wird Ihnen die Möglichkeit gefallen, Kundenaufträge direkt ins Einkaufssystem zu kopieren. Dabei werden natürlich automatisch Ihre Einkaufspreise eingesetzt, sowie zur optischen Referenzierung die entsprechende Kundennummer und Kundenauftragsnummer.
• Aufträge können auch von Fremdprogrammen her importiert werden.
• Ein einmal erfasster Auftrag kann direkt fakturiert werden oder zuvor als Offerte, Auftragsbestätigung, Rüstzettel, Montageanleitung, Lieferschein usw. dienen. Die dazu benötigten Formulare sind alle frei definier- und gestaltbar inklusive Platzieren von Logos, Zeichnungen, Bilder etc.
• Sie erfassen einen Auftrag und stellen dabei fest, dass die Mailadresse des Kunden geändert hat? Kein Problem: Direkt hier bei der Auftragserfassung können Sie Änderungen an Kundendaten oder Artikeldaten vornehmen. Entweder nur für diesen einen Auftrag oder als permanente Änderungen der Stammdateien.
• Auch Neuerfassungen von Kunden und Artikeln sind direkt in der Auftragserfassung möglich (sofern Sie die Berechtigung dafür haben). Es ist kein Fensterwechsel nötig und schon gar kein Programmwechsel.
• ... und sollte einmal ein Auftrag schon fest verbucht sein, so können Sie diesen mit einem einzigen Knopfdruck mit umgekehrten Vorzeichen stornieren. Dabei werden alle Buchungen, also in Debitoren, Finanzbuchhaltung und Lagerbewegung kompensiert!
  Dieser neue "Negativauftrag" ist seinerseits mutierbar, das heisst, Sie können Lagerbewegungen, Wert und Inhalt allenfalls noch nach Bedarf mutieren und somit nur Teile des ursprünglich verbuchen Auftrages stornieren / korrigieren.
• Während der Eingabe von Daten im Auftragswesen wird Ihnen der in Echtzeit nachgeführte Lagerbestand der Artikel laufend angezeigt. Jede Lagerbewegung wird einzeln protokolliert.
• Ein ausgedehntes Preisfindungssystem findet für jeden Ihrer Kunden den richtigen Rabatt oder Preis, auch mengenabhängig.
• Sollen für spezielle Kunden resp. Kundengruppen auch spezielle Konti bebucht werden und gelten dafür allenfalls andere MWST-Sätze, so übernimmt dies ebenfalls automatisch und fehlerfrei die Spezialpreistabelle (es gibt kein Vergessen).
• Klar, Sie können alle Artikelpreise in 99 weiteren Währungen speichern und diese automatisch je nach Kunden in den Auftrag einfügen lassen ... oder die CHF-Preise direkt im Auftrag nach einem Buchkurs oder dem aktuellen Umrechnungskurs umrechnen lassen.
  Sie können auch innerhalb der Schweiz in Fremdwährungen (bsp. EURO) fakturieren und gleichzeitig die MWST in der gesetzlich vorgeschriebenen Art (mit monatlich fixiertem Umrechnungskurs) ausweisen und verbuchen!
• ... und Ihr Kunde versteht Ihre Rechnung sicher, denn Sie haben über 20 Sprachen für die Belegausgabe zur Verfügung.
• Standardtexte bei Artikeln, Kopf- oder Fusstexten können auftragsbezogen ergänzt oder geändert werden. Das gilt auch für Kontonummern und Preise usw.
• Die Stapelfakturierung nach einer Erfassungsperiode (z.B. am Abend) hilft Ihnen Zeit zu sparen.
• Verschiedene Lieferscheine können zu einer Sammelrechnung (z.B. Ende Monat) zusammengefasst werden.
• Natürlich können auch Teillieferungen und Teilrechnungen erstellt werden.
• Es können verschiedene Subtotale innerhalb des Auftrages gebildet werden. Möchten Sie innerhalb des Auftrages nachträglich Artikel verschieben, so führen sich diese Subtotale automatisch nach.
• Die "Rechnung-an" und "Liefer-an" Adressen können verschieden sein. Mit einer Option ist es möglich noch weitere Adressen in den Auftrag zu übernehmen.
• Diverse Auslistungen zeigen Ihnen, wo eine weitere Verfolgung nötig ist; Offerte nachfassen oder Nachlieferung veranlassen. Hier sehen Sie auch, welche Ihrer Kunden noch auf welchen Artikel warten.
• Nach dem Ausdruck der Fakturen (Einzel- oder Stapelausdruck) werden diese nach Ihrer Bestätigung automatisch in die Debitorenbuchhaltung und dadurch auch in die Finanzbuchhaltung übertragen.
• Lassen Sie sich von der Verkaufsstatistik Ihre speziell selektionierte Auswertung präsentieren. Oder stellen Sie einen speziellen Bericht via Excel zusammen.