Die Auftragsbearbeitung: Einkauf, Lager, Offerte, Verkauf, Rechnung

Die Auftragsbearbeitung setzt sich zusammen aus den zwei Modulen

  • Wareneinkauf/Lager
  • Verkauf/Fakturierung

Die Daten aus der Auftragsbearbeitung werden nahtlos und automatisch durch die Kreditoren- oder die Debitorenbuchhaltung in die Finanzbuchhaltung übernommen. Dasselbe gilt natürlich auch für eine allfällige Lagerbewirtschaftung.

Die beiden Auftragsbearbeitungsmodule sind sehr flexibel an die Aufgaben des Betriebes adaptierbar. Die flexible Auftragsbearbeitung ist eine der echten Spezialitäten von BusPro!

Die Funktionen der BusPro Auftragsbearbeitung im Überblick

Einkaufssystem / Lagerverwaltung
  • Artikelstämme können automatisch eingelesen werden (dies benötigt etwas Vorbereitung). Es können Artikel mit oder ohne Lagernachführung sein.
  • Die 15-stellige, alphanumerische Artikelnummer ermöglicht einen vernünftigen Aufbau inkl. der Verwendung von Buchstaben. Die Artikelnummer kann auch automatisch aufgebaut werden.
  • Für die Artikelbezeichnungen steht Ihnen praktisch unendlich viel Platz zur Verfügung. Die Bezeichnungen können in bis zu 20 Sprachen sogar kunden- und formularabhängig gesteuert werden.
  • Die Menge eines Artikels kann in ganzen Zahlen oder mit Dezimalstellen definiert werden. Jedem Artikel kann eine individuelle Anzahl Dezimalstellen "mitgegeben" werden.
  • Bei jeder Bearbeitung der Artikel ersehen Sie immer den aktuellen Lagerbestand, (bestellt, reserviert, an Lager). Jede Lagerbewegung wird protokolliert, auch die Inventurkorrekturen.
  • Offertanfragen bei Lieferanten, Bestellungen und Eingangsfakturen können erstellt und mutiert werden. Sobald Lieferungen eingetroffen sind, kann ein Auftrag (oder Teile davon) in eine Eingangsfaktura "gewandelt" und automatisch in die Kreditorenbuchhaltung zur weiteren Verarbeitung übergeben werden.
  • Natürlich wird zu jeder Zeit das Lager entsprechend nachgeführt. Aufträge für Streckengeschäfte können direkt aus dem Kundenauftragswesen hierher kopiert werden. Dabei werden natürlich automatisch Ihre Einkaufspreise und zur optischen Referenzierung die entsprechende Kundennummer und Kundenauftragsnummer eingesetzt.
  • Lieferanten- und Artikelstamm können während der Auftragserfassung ohne Programm- oder Fensterwechsel nachgeführt oder mutiert werden.
  • Der automatische Bestellvorschlag erstellt Ihnen auf Wunsch mutierbare, druckreife Bestellungen.
  • Die Aufträge können spezielle Kennzeichnungen tragen, beispielsweise für die Kommissionierung.
  • Rabatte von Ihren Lieferanten können Sie auf Position- (Artikel-) oder Dokument-Ebene eingeben oder von einem Spezialpreis-System vorgeben lassen.
  • Alle Ausdrucksformulare (z.B. Preisanfrage, Bestellung usw.) können frei angepasst bzw. gestaltet werden.
  • Listen Sie Ihr Lager in jeglicher Art auf: Stamm-, Preis-, Bestandes-, Auswertungs-, Verkaufs- und Bewegungslisten stehen Ihnen zur Verfügung. Selbstverständlich auch eine Kontrolle über Ihre pendenten Bestellungen.
  • Standardtexte bei Artikeln, Kopf- oder Fusstexten können auftragsbezogen geändert werden.
Auftragsbearbeitung / Fakturierung
  • Natürlich steht hier in der Regel die manuelle Erfassung im Vordergrund. Deshalb wird Ihnen die blitzschnelle Erfassung über die Tastatur gefallen. Sollten Sie die Bedienung per Maus bevorzugen, so steht Ihnen diese Möglichkeit selbstverständlich auch vollumfänglich zur Verfügung.
  • Es können auch Strichcodegeräte zum Einlesen von Aufträgen zum Einsatz kommen. Normalerweise trifft man diese im Kassenbereich oder bei der losgelösten Kommissionierung im Lager an. Auch weitere Anwendungen sind implementierbar.
  • Dann ist da noch die automatische Erfassung von Aufträgen. Hier gibt es sogar mehrere Möglichkeiten: Entweder über ein Makro, welches die Aufträge aufgrund festgelegter Kriterien völlig selbständig (bsp. periodisch wiederkehrend für Miete, Abos, Beiträge usw.) erfasst oder Sie benützen einfach die Kopierfunktion für Aufträge.
  • Sie können Musteraufträge vordefinieren oder spezielle, schon einmal erfasste Aufträge als automatische Vorlage für neue Aufträge verwenden auch kundenübergreifend.
  • Falls Sie einzelne Kundenaufträge direkt bei Ihrem Lieferanten bestellen (Streckengeschäfte), wird Ihnen die Möglichkeit gefallen, Kundenaufträge direkt ins Einkaufssystem zu kopieren. Dabei werden natürlich automatisch Ihre Einkaufspreise und zur optischen Referenzierung die entsprechende Kundennummer und Kundenauftragsnummer eingesetzt.
  • Aufträge können auch von Fremdprogrammen her importiert werden.
  • Ein einmal erfasster Auftrag kann direkt fakturiert werden oder zuvor als Offerte, Auftragsbestätigung, Rüstzettel, Montageanleitung usw. dienen. Die dazu benötigten Formulare sind alle frei definier- und gestaltbar mit Einbringung Ihrer Logos oder Zeichnungen, Bilder usw.
  • Sie erfassen einen Auftrag und stellen dabei fest, dass die Faxnummer des Kunden geändert hat? Kein Problem: Direkt hier bei der Auftragserfassung können Sie Änderungen an Kundendaten oder Artikeldaten vornehmen. Entweder nur für diesen einen Auftrag oder als permanente Änderungen der Stammdateien.
  • Auch Neuerfassungen von Kunden und Artikeln sind direkt in der Auftragserfassung möglich (sofern Sie die Berechtigung dafür haben), kein Programmwechsel, kein Fensterwechsel.
  • ....Und sollte einmal ein Auftrag schon fest verbucht sein, so können Sie diesen mit einem einzigen Knopfdruck mit umgekehrten Vorzeichen stornieren. Dabei werden alle Buchungen, also in Debitoren, Finanzbuchhaltung und Lagerbewegung kompensiert! Dieser neue "Negativauftrag" ist seinerseits mutierbar, das heisst, Sie können Lagerbewegungen, Wert und Inhalt allenfalls noch nach Bedarf mutieren und somit nur Teile des ursprünglich verbuchen Auftrages stornieren / korrigieren.
  • Während der Eingabe von Daten im Auftragswesen wird Ihnen der in Echtzeit nachgeführte Lagerbestand der Artikel laufend angezeigt. Jede Lagerbewegung wird einzeln protokolliert.
  • Ein ausgedehntes Preisfindungssystem findet für jeden Ihrer Kunden den richtigen Rabatt oder Preis, auch mengenabhängig.
  • Sollen für spezielle Kunden resp. Kundengruppen auch spezielle Konti bebucht werden und gelten dafür allenfalls andere MWST-Sätze, so übernimmt dies ebenfalls automatisch und fehlerfrei die Spezialpreistabelle (es gibt kein Vergessen).
  • Klar, Sie können alle Artikelpreise in 99 weiteren Währungen speichern und diese automatisch je nach Kunden in den Auftrag einfügen lassen... ...oder die CHF-Preise direkt im Auftrag nach einem Buchkurs oder dem aktuellen Umrechnungskurs umrechnen lassen.
    Sie können auch innerhalb der Schweiz in Fremdwährungen (bsp. EURO) fakturieren und gleichzeitig die MWST in der gesetzlich vorgeschriebenen Art (mit monatlich fixiertem Umrechnungskurs) ausweisen und verbuchen!
  • ......und Ihr Kunde versteht Ihre Rechnung sicher, denn Sie haben über 20 Sprachen zur Verfügung.
  • Standardtexte bei Artikeln, Kopf- oder Fusstexten können auftragsbezogen ergänzt oder geändert werden, das gilt auch für Kontonummern und Preise usw..
  • Der neue EURO-ESR der Post ist unterstützt und die Debitorenbuchhaltung kann die entsprechenden Zahlungen elektronisch zur automatischen Zahlungsbuchung entgegennehmen.
  • Die Stapelfakturierung nach einer Erfassungsperiode (z.B. am Abend) hilft Ihnen Zeit zu sparen.
  • Verschiedene Lieferscheine können zu einer Sammelrechnung (z.B. Ende Monat) zusammengefasst werden.
  • Natürlich können auch Teillieferungen und Teilrechnungen erstellt werden.
  • Es können verschiedene Subtotale innerhalb des Auftrages gebildet werden. Möchten Sie innerhalb des Auftrages nachträglich Artikel verschieben, so führen sich diese Subtotale automatisch nach.
  • Die "Rechnung-an" und "Liefer-an" Adressen können verschieden sein. Mit einer Option ist es möglich noch weitere Adressen in den Auftrag zu übernehmen.
  • Diverse Auslistungen zeigen Ihnen, wo eine weitere Verfolgung nötig ist; Offerte nachfassen oder Nachlieferung veranlassen. Hier sehen sie auch, welche Ihrer Kunden noch auf welchen Artikel warten.
  • Nach dem Ausdruck der Fakturen (Einzel- oder Stapelausdruck) werden diese nach Ihrer Bestätigung automatisch in die Debitorenbuchhaltung und dadurch auch in die Finanzbuchhaltung übertragen.
  • Lassen Sie sich von der Verkaufsstatistik Ihre speziell selektionierte Auswertung präsentieren, oder stellen Sie einen speziellen Bericht via Excel zusammen.